Dokumentenmanagement mit Microsoft SharePoint: So funktioniert‘s

Softwarelösungen und -tools werden vielzählig in Unternehmen eingesetzt. Sie sollen den Arbeitsalltag erleichtern, die interne und externe Zusammenarbeit verbessern und die Produktivität erhöhen. Ganz besonders betrifft das die Arbeit mit Dokumenten: Ob es dabei um Anhänge aus E-Mails, Vertragsunterlagen oder Belege geht – unkomplizierter, sicherer und zentraler Zugang ist essenziell für modernes Arbeiten. Umgesetzt wird das in vielen Unternehmen durch ein Dokumentenmanagementsystem (DMS). Dieses sorgt mit Möglichkeiten zur zentralen Dokumentenablage, -verwaltung und -suche sowie Funktionen zur Archivierung für einen reibungslosen Informationsaustausch, gesteigerte Effizienz und Sicherheit sowie geringere Kosten. Es gibt bereits mit Microsoft 365 zahlreiche Möglichkeiten für das Dokumentenmanagement, die sich nahtlos in den Geschäftsalltag integrieren lassen, aber auch einige Grenzen und entsprechende Möglichkeiten zur Ergänzung, beispielsweise durch d.velop.  

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Welche Möglichkeiten bietet Microsoft 365 für das Dokumentenmanagement?

Zahlreiche Unternehmen setzen heute auf Lösungen von Microsoft, wenn es um Kollaboration, Informationsaustausch und digitale Zusammenarbeit geht. Mit Microsoft 365 hat der Anbieter eine Produktivitätssuite entwickelt, die Tools für die unterschiedlichsten Unternehmensbereiche bereitstellt – so auch für das Dokumentenmanagement. Viele klassische Funktionen eines DMS werden durch den Microsoft SharePoint abgedeckt:  

• Zentrale Dokumentenablage: Mit dem SharePoint gibt es einen zentralen Ort, an dem alle Dokumente gespeichert und in strukturierte Ordnersysteme sortiert werden können – ganz unkompliziert mittels Drag & Drop. Zusammengehörende Dokumente können zur besseren Übersicht in Dokumentenmappen gruppiert werden.  

• Intelligente Suchfunktionen: Jedes hochgeladene Dokument kann mit individuellen Metadaten passend zum Dokumententyp, dessen Nutzen und Inhalt versehen werden. Wer auf der Suche nach einem konkreten Dokument ist, kann entweder nach den entsprechenden Metatags oder im Zuge der Volltextsuche nach einzelnen Begriffen suchen.    

• Gemeinsame Arbeit an Dokumenten: Mitarbeiter können unabhängig vom Endgerät und Ort auf Dokumente im SharePoint zugreifen und gemeinsam zur gleichen Zeit daran arbeiten. Das erleichtert die virtuelle Zusammenarbeit, etwa in remote Teams.

• Optimale Integration in den Microsoft Kosmos: Der SharePoint ist bereits Teil von Microsoft 365. Demnach wird keine externe Software für das Dokumentenmanagement benötigt, Mitarbeiter können in einer M365-typischen Umgebung arbeiten. Unternehmen wiederum sparen Kosten für die Integration eines externen DMS, da der SharePoint in allen Microsoft 365 Lizenzen enthalten ist.  

• Revisionssichere Archivierung: Der SharePoint bietet die Möglichkeit, Dokumente entsprechend der GoBD revisionssicher zu archivieren. Hierzu benötigt es jedoch die Einrichtung einiger spezieller Funktionen wie beispielsweise Informationsverwaltungsrichtlinien im Microsoft Purview Complianceportal – die Einrichtung durch einen geschulten Administrator ist hier empfehlenswert.

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Mehr Integration mit SharePoint und d.velop

Während SharePoint viele grundlegende Funktionen eines DMS abdeckt, fehlt es vielen Unternehmen dabei vor allem an einem: Integration. Teams und Abteilungen arbeiten immer vernetzter und mit vielfältiger Software – so finden sich zentrale Informationen zum Kundenprojekt im Mailanhang, Vertragsdaten zum Kunden im CMS oder ERP-System und Belege wiederum in einer gesonderten Buchhaltungssoftware. Das sorgt für einen lästigen Wechsel zwischen Anwendungen, doppelte Dokumente und hohen Zeitaufwand für die zentrale Speicherung.  

Zwar können im SharePoint Dokumente aus allen Quellen zentral abgelegt werden, es fehlt jedoch die direkte Verknüpfung beispielsweise zum ERP oder zu Outlook, sodass die Ablage vollständig manuell erfolgen muss. Das sorgt für Hürden in der täglichen Zusammenarbeit. Um diese Hürden zu überwinden, können Unternehmen auf eine ergänzende Software setzen: d.velop for Microsoft 365 erweitert die Funktionen von Microsoft, während die technologische Basis noch immer der SharePoint bleibt.  

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Zusätzliche Funktionen im Dokumentenmanagement durch d.velop

• Schnittstellen zu CRM, ERP & Outlook: Abhängig von ihrer Tätigkeit nutzen Mitarbeiter unterschiedliche Anwendungen als täglichen Standard. Das kann Outlook sein, wenn es sich um einen Job mit hohem Maß an externer Kommunikation handelt, aber auch ein ERP-System wie SAP, wenn ein Großteil der Arbeit auf Kundendaten oder Bestellvorgängen basiert. Mit d.velop werden Dateien aus allen Systemen im SharePoint gebündelt, sodass Bestellvorgänge, Rechnungen und Informationen aus E-Mails zentral gespeichert werden.

• Direkte Einbindung in bestehende Anwendungen: Statt für die Ablage oder Suche nach Dokumenten in den SharePoint wechseln zu müssen und damit die gewohnte Arbeitsumgebung zu verlassen, ermöglicht d.velop den direkten Zugriff auf alle im SharePoint gespeicherten Dateien. So können Anwender direkt aus Outlook, Windows, ihrem ERP oder CRM-System auf Dokumente zugreifen, sie bearbeiten und aktualisiert im SharePoint speichern.

• 360° Sicht: Statt nur ein isoliertes Dokument aus einem Projekt auszuspielen, bietet d.velop eine strukturierte 360° Darstellung zusammengehöriger Inhalte in Form von digitalen Akten. Das ermöglicht einen klaren Überblick über alle Schritte und Bestandteile eines Projekts – auch abteilungs- und anwendungsübergreifend.

• Automatische & intelligente Klassifizierung von Dokumenten: d.velop bietet erweiterte Möglichkeiten zur Automatisierung der Dokumentenablage. Wird ein Dokument in einer Anwendung gespeichert, wird es automatisch mit Metadaten versehen und der Dokumententyp wird klassifiziert, bevor es in der zugehörigen Akte im SharePoint abgelegt wird.

• Intuitive Navigation & UI: Einer der größten Kritikpunkte am SharePoint ist das oft als komplex bewertete User Interface. Mit d.velop verfügen Anwender über ein zugänglicheres, aufgeräumtes und intuitives User Interface, da keine direkte Arbeit mit dem SharePoint erfolgt. Stattdessen erfolgt die Eingabe in einer übersichtlichen Formularmaske in der gewohnten Anwendung, woraufhin die Dokumente im Hintergrund mit Metadaten versehen und korrekt abgelegt werden. Das vereinfacht nicht nur die tägliche Arbeit, sondern minimiert auch den Schulungsaufwand.

Zusätzlich zu ergänzenden Funktionen für das Dokumentenmanagement integriert d.velop weitere Lösungen für die digitale Rechnungsverarbeitung, das Vertragsmanagement und digitale Signaturen. Dadurch können Workflows optimiert und automatisiert werden und der Weg zum vollständig papierlosen Büro wird geebnet.

Grundsätzlich gibt es so einen zentralen Unterschied zur herkömmlichen Dokumentenablage und –verwaltung: Klassische Ordnerstrukturen werden in einem DMS nicht angelegt, da diese schnell zu Unübersichtlichkeit, Duplikaten und Komplikationen in der Revisionssicherheit führen. Stattdessen arbeitet ein DMS mit Metadaten, sodass Anwender die gewünschten Dokumente darüber oder über die Volltextsuche finden. Weiter sorgt der zentrale Zugriff auf alle Systeme dafür, dass eine ganzheitliche Archivierung inklusive Dokumente, Kundenstammdaten und E-Mails möglich wird.

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Best Practices – Dokumentenmanagement mit SharePoint und d.velop im Einsatz

d.velop ergänzt das Dokumentenmanagement über den Microsoft SharePoint um wichtige Funktionen und Schnittstellen. Wie kann das Modell jetzt aber im Arbeitsalltag aussehen? Wir haben zwei Best Practice Beispiele zusammengestellt.  

Digitalisierung von Papierdokumenten

Immer mehr Unternehmen wünschen sich ein papierloses Büro. Einer der wichtigsten Begleiter auf diesem Weg ist ein intelligentes DMS. Es kann dabei unterstützen, Dokumente zu digitalisieren und sie zeitgleich korrekt zu klassifizieren und abzulegen. Viele DMS lassen sich mit dem Scanner verbinden, sodass Eingangsdokumente wie Rechnungen oder Verträge einfach gescannt werden können. Das DMS klassifiziert automatisch den Dokumententyp, fügt passende Metadaten hinzu und legt das Dokument in der passenden digitalen Akte ab. Indem Klassifizierung und Ablage zuverlässig automatisiert werden, geht die Digitalisierung bestehender und neuer Papierdokumente erheblich schneller voran.  

Zusammenführung in digitalen Akten

Ob Kundendaten, technische Dokumentationen, Liefer- oder Rechnungsdokumente – jedes Kundenprojekt und jede Bestellung erfordert zahlreiche Dokumente. Zusätzlich dazu beinhalten gerade komplexere Projekte ein hohes Maß an Kundenkommunikation, sodass relevante Informationen per Mail eingehen – als Info in der Mail selbst oder als Anhang. Um einen zentralen Überblick über alle Informationen und Dokumente zu einem Projekt oder Kunden zu schaffen, führt ein DMS alle Dateien in digitalen Akten zusammen. Es kann eigenständig auf Inhalte aus dem ERP-System, Outlook oder dem CRM zugreifen, die nötigen Metatags setzen und alle Informationen bündeln. Mitarbeiter auf der Suche nach einem konkreten Dokument oder einer E-Mail können dann über ihre gewohnte Arbeitsumgebung – beispielsweise SAP – nach Schlagworten suchen und erhalten anwendungsübergreifend alle Informationen, die sie benötigen.  

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Dokumentenmanagement mit SharePoint als Unterstützung zur digitalen Zusammenarbeit im Microsoft-Ökosystem

Ob Startup, mittelständisches Unternehmen oder globaler Konzern – grundsätzlich kann jedes Unternehmen das Dokumentenmanagement mit dem Microsoft SharePoint aufbauen. Besonders in Kombination mit d.velop for Microsoft 365 lässt es sich als vollwertiges DMS in den Unternehmensalltag integrieren. Sinnvoll ist der Einsatz vom SharePoint zum Dokumentenmanagement jedoch vor allem für Unternehmen, die sich ohnehin hauptsächlich im Microsoft-Ökosystem bewegen. Dann sorgt die Lösung dafür, dass das bestehende System nahtlos ergänzt wird und Anwender sich nicht in ein neues System einarbeiten müssen. Stattdessen wird ihr Arbeitsalltag erleichtert, indem sie zentral auf Inhalte aus Outlook, Teams, SAP oder DATEV zugreifen können, ohne zwischen zahlreichen Anwendungen wechseln zu müssen. Für Unternehmen sorgt das nicht nur für eine insgesamt erfolgreichere Zusammenarbeit, sondern auch für entscheidenden Fortschritt hin zum papierlosen Büro.

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