30 Apr. 2019

Kategorie
  • IT Praxistipp
  • IT Hardware

Wie nutze ich Microsoft Office 365 Business für mein eigenes Unternehmen?

Die Cloud. Das Schlagwort ist heute auch aus einer zeitgemäßen IT Umgebung nicht mehr wegzudenken und präsentiert sich Unternehmen mit zahlreichen Möglichkeiten, die dabei weit über die dezentrale Speicherung von Daten hinausgehen. So ermöglichen moderne Cloud Lösungen standortunabhängiges Arbeiten, einen zentralen Dateizugriff, sowie die Synchronisation von E-Mail Konten und Kalendern über alle Geräte. Ob mobil per Smartphone und Tablet oder stationär über den Desktop PC.

Genau diese Potentiale möchte auch Microsoft mit der voll integrierten Office 365 Lösung freisetzen. Dabei vereint Microsoft Office 365 gleich mehrere Produkte und Funktionen, die vor ein paar Jahren noch vorrangig Großunternehmen unter einem erhöhten finanziellen Aufwand vorbehalten waren. Durch die Integration von Office Anwendungen, Exchange Server, Team Tools und Cloud Speicher, gestaltet sich Office 365 somit als attraktive und kosteneffiziente Lösung für kleine bis mittelständische Unternehmen und allgemeinnützige Organisationen.

Das monatliche und transparente Abrechnungsmodell von Microsoft Office 365, erlaubt zugleich die stetige und skalierbare Adaption bei wandelnden Unternehmensgrößen oder Organisationsstrukturen.

Office 365 Portal auf Laptop

Was ist Microsoft Office 365 Business?

Unter Office 365 Business versteht Microsoft eine voll integrierte Cloud Lösung für Unternehmen und kombiniert Produktivitätsanwendungen mit E-Mail und Kalenderfunktionen, sowie einem Online Datenspeicher. In anderen Worten hat Microsoft seine hauseigenen Produkte wie Office Anwendungen, Outlook und Exchange zusammengefasst und um den Cloud Speicher OneDrive, sowie weitere Werkzeuge für Unternehmen ergänzt.

Die Bereitstellung von Office 365 erfolgt dabei nach einem transparentem, monatlichen Abonnement-Modell und ist komplett unabhängig der verwendeten Hardware (Server, Client PCs) im eigenen Unternehmen. Durch die cloudbasierte Natur des Produkts, müssen also z.B. weder ein Exchange Server für die E-Mail Anbindung eingerichtet, noch zusätzliche Office Lizenzen erworben werden. Eben aus diesem Grund eignet sich die All-in-One Lösung für kleine Unternehmen mit zwei Personen genauso wie für mittelständische Unternehmen mit zweihundert Personen.

Natürlich bietet Microsoft auch Enterprise-Lösungen für Großunternehmen, sowie angepasste Lizenzmodelle für gemeinnützige Organisationen.

Was ist alles bei Office 365 Business enthalten?

Wie die Bezeichnung schon erahnen lässt, enthält Office 365 Business natürlich die bekannten Microsoft Office Anwendungen Microsoft Word, Excel und PowerPoint. Im Vergleich zur Offline Variante, lassen sich die Anwendungen mit Office 365 aber nicht nur lokal auf dem eigenen PC installieren, sondern können auch direkt online im Browser genutzt werden.

Microsoft Office 365 Anwendungen

Die erstellten Dokumente lassen sich dann entweder klassisch über das eigene Firmennetzwerk teilen oder können auch online im Microsoft OneDrive Cloud Speicher gesichert werden. Das ermöglicht eine neue Form der Team Kollaboration, genauso wie die standort- und geräteunabhängige Arbeit an Projekten.

Auch wenn die Cloud Speicherung von Dateien seit der Einführung und Massenadaption von Diensten wie Dropbox oder Google Drive keine direkte Neuheit mehr darstellt, bietet Microsoft OneDrive den entscheidenden Vorteil, dass die Speicherung von Daten komplett nach geltenden EU-Compliance / Datenschutzrichtlinien auf Microsoft Servern in der EU geschieht.

Diese strengen Datenschutzrichtlinien werden natürlich auch bei dem essentiellsten Office 365 Baustein angewandt –– Microsoft Outlook, Exchange und Kalender.

Microsoft Exchange bildet das Fundament für die Synchronisierung von E-Mail Konten, Kalendern und Kontakten auf allen stationären und mobilen Geräten im Unternehmen. In anderen Worten, ermöglicht Office 365 einen einheitlichen Stand aller Daten auf meinem Smartphone, meinem Desktop-PC oder Tablet durch einen kontinuierlichen Datenabgleich. Somit kann ich Abends zum Beispiel Termine und Aufgaben mit meinem Smartphone eintragen und sehe sie morgens direkt auf dem PC im Büro.

Welche Vorteile bietet mir Office 365 Business? Anwendungsbeispiele und der moderne Arbeitsplatz.

Die Digitalisierung im Unternehmen vorantreiben, agile Teams organisieren und flexible Arbeitszeitregelungen ermöglichen. Dies können einige der langfristigen Resultate und Potentiale sein, die Microsoft mit der Cloud Lösung Office 365 gerade bei kleinen bis mittelständischen Unternehmen in Zukunft freisetzen könnte. Durch die Cloud entfallen vor allem kostenintensive Invests in komplexe Hardware- / Softwarelösung, sodass jedes kleine bis mittelständische Unternehmen flexibel wachsen und skalieren kann.

Frau arbeitet am Laptop

Gleichzeitig erreichen Unternehmen durch Features wie gemeinsame Outlook Kalender, Microsoft Teams und OneDrive ein bisher ungewohntes Maß an Kollaboration, Kommunikation und Transparenz. So können Projekte einheitlich und zentral verwaltet, Dateien ausgetauscht, Besprechungen per Video oder Text-Chat abgehalten oder Teams organisiert werden. Auch die Arbeit an Dokumenten oder Präsentation mit Microsoft Word, Excel und PowerPoint kann entweder online, auf dem Desktop oder mobil als iOS und Android App erfolgen. Natürlich völlig unabhängig vom Standort oder verwendetem Gerät.

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