Microsoft Teams Telefonie als Telefonieleösung für Unternehmen

Damit alle Kollegen im Unternehmen effektiv und unkompliziert miteinander in Kontakt treten können, werden entsprechende Softwarelösungen immer wichtiger. Denn immer mehr Jobs können aus dem Home Office und damit komplett remote ausgeführt werden. Viele Unternehmen setzen Microsoft Teams ein, um die Zusammenarbeit so effektiv wie möglich zu gestalten. Nachdem wir im letzten Beitrag besonders interessante Funktionen von Microsoft Teams vorgestellt haben, möchten wir uns in diesem Artikel mit einer weiteren wichtigen Funktion der Software beschäftigen: der Telefonie. Microsoft Teams als Telefonlösung bedeutet für Unternehmen noch mehr Freiheit. Da die Software über ein integriertes Telefonsystem verfügt, kann jeder Laptop, jeder PC oder jeder Mac zum Telefon werden – lediglich eine stabile Internetverbindung ist nötig. Welche Funktionen und Vorteile Microsoft Teams Telefonie konkret mit sich bringt, erfahrt ihr hier.

Welche Funktionen bietet die Telefonie über Teams?

Microsoft Teams bietet alle Funktionen, die auch eine herkömmliche Telefonielösung bietet. So können Mitarbeiter damit flexibel in nationale und internationale Fest- und Mobilnetze telefonieren – ganz ohne Telefon, sondern einfach über ihren PC, Laptop oder die Smartphone App. Ganz klassisch können natürlich Kontakte organisiert und verwaltet und die Anrufhistorie gespeichert werden. Besonders wichtig ist es für viele Business Telefonate, im Zweifel auf den richtigen Ansprechpartner verweisen und den Anruf zu ihm durchstellen zu können. Alternativ bietet Teams auch die Möglichkeit, Telefonkonferenzen zu starten. Wer zu bestimmten Zeiten lieber seine Ruhe hat, kann Anrufe automatisch an eine andere Stelle weiterleiten lassen, einen Stellvertreter oder einen Anrufbeantworter einrichten.

Welchen Vorteil bringt Microsoft Teams Telefonie für meinen Geschäftsalltag?

Neben den klassischen Funktionen einer nicht cloudbasierten Telefonanlage bietet Microsoft Teams auch im Alltag weitere Vorteile, allen voran die Ortsunabhängigkeit der Verwendung. Da die Arbeitswelt durch die Corona-Krise gezwungen ist, sich digitaler aufzustellen, ist ortsunabhängige Arbeit – ob im Home Office oder unterwegs – noch wichtiger geworden. Solange eine stabile Internetverbindung besteht, können Mitarbeiter ihre Business Meetings von überall abhalten – auch im Ferienhaus in Frankreich fallen lediglich die Kosten für das WLAN oder die mobilen Daten an. Jeder Mitarbeiter kann sein Telefonsystem stark individualisieren, sodass viele Features flexibel nach Bedarf verwendet werden können.

Sehr deutlich sind bei der Integration von Microsoft Teams jedoch auch die Vorteile für den Arbeitgeber. MS Teams macht Schluss mit komplizierter Administration und teurer Wartung, die noch vor einigen Jahren zum Standard gehörten. Stattdessen ist es mit Teams als Cloud-Telefonanlage möglich, beliebig viele Nebenstellen einzurichten. So entstehen auch beim Wachstum des Unternehmens keine Probleme durch zu wenig vorhandene Geräte. Der einzige Faktor, auf den Arbeitgeber unbedingt achten sollten, ist eine stabile und leistungsstarke Internetverbindung. Bei größeren Meetings kann es sonst zu Problemen mit der Sprachqualität kommen.

Mit Welchen Kosten ist MS Teams Telefonie verbunden?

Um die Telefonie durch Microsoft Teams im Business Alltag zu integrieren, ist nur wenig Aufwand nötig. Der Vorteil liegt darin, dass durch die cloudbasierte Telefonie nicht mehr unbedingt zusätzliche Endgeräte nötig sind. Jeder Mitarbeiter benötigt als Hardware lediglich seinen Laptop, PC oder ein Smartphone. Zusätzliche Kosten für die Nutzung von MS Teams Telefonie fallen für die benötigten Lizenzen an. Wer Microsoft 365 E5 verwendet, muss sich auch darüber keine Gedanken machen, da das Telefonsystem hier bereits inklusiv ist. Wer Microsoft 365 E1 oder E3 oder Microsoft 365 Business Basic, Standard oder Premium verwendet, muss im Jahresabo etwa 10€ pro Benutzer und Monat einkalkulieren, um das Telefonsystem nutzen zu können. Hier wird das Microsoft Telefonie-System als Add-On benötigt – bestehend aus dem Phone System selbst und der zusätzlichen Conferencing Audio Option.

Muss die Infrastruktur für MS Teams Telefonie umgebaut werden?

In der Regel ist es möglich, die vorhandene Telefonie-Infrastruktur zu verwenden, um Microsoft Teams als Telefonsystem zu nutzen. Ein Hardwarewechsel ist nur dann erforderlich, wenn noch kein VoIP-fähiges Telefonsystem zur Verfügung steht. Aber auch in diesem Fall lassen sich schnell Möglichkeiten finden. Denn es gibt einige Telefonnetzbetreiber, die entsprechende Lösungen anbieten. So ist es zum Beispiel möglich, mit MS Teams über das sogenannte Direct Routing zu telefonieren. Hierfür wird lediglich ein SIP-Trunk Anschluss benötigt, der das IP-basierte Telefonieren ermöglicht und ein Session Border Controller – ein passender Router. Das Direct Routing sorgt dafür, dass das öffentliche Telefonnetz mit Microsoft Teams verbunden wird. Die Alternative ohne gesonderte Hardware in der Telefonie-Infrastruktur sind die Anrufpläne von Microsoft selbst. Hier können Nutzer direkt aus der Cloud telefonieren.

Welche Anbieter gibt es?

Seit Microsoft die Möglichkeit des Direct Routings freigeschaltet hat, ist es für viele Anbieter von Cloud-Telefonanlagen interessant geworden, die Integration in MS Teams zu ermöglichen. Mittlerweile gibt es deshalb mehrere externe Anbieter, die als Microsoft-Partner die Telefonie über Microsoft Teams ermöglichen. Angebote gibt es zum Beispiel von Placetel, 3CX via Ring2Teams, von der Telekom oder von inopla. Der Vorteil daran: verfügt ein Unternehmen bereits über ein Telefonsystem von einem dieser Anbieter, ist eine Umstellung auf Microsoft Teams zum Telefonieren in der Regel schnell und unkompliziert. Wer vollständig auf eine externe Telefonanlage verzichten und ausschließlich cloudbasiert telefonieren möchte, kann über die Anrufpläne Microsoft als Telefondienstanbieter auswählen. Allerdings ist hier eine Portierung oder neue Bestellung der Rufnummern nötig, die bei der Zusammenarbeit mit einem Microsoft-Partner entfällt.

Fazit: Vereinfachung des Geschäftsalltags durch vielfältige Funktionen der Microsoft Teams Telefonie

Telefonieren über Microsoft Teams sorgt für einen großen Fortschritt in der heutigen digitalen Arbeitswelt. Ortsunabhängige Telefonie wird so ermöglicht und unterstützt die Arbeit im Home Office – zum Telefonieren ist lediglich ein Laptop oder PC mit stabiler Internetverbindung nötig. Auch mit dem Smartphone kann die MS Teams App verwendet werden. Zudem sorgt das Telefonsystem dafür, dass lästiges Aufrüsten der Telefonanlagen wegfällt, wenn das Unternehmen auf Wachstumskurs ist. Die Integration der Telefonie in den gesamten Microsoft Teams Kosmos erleichtert Mitarbeitern zudem ihren Arbeitsalltag. Konnte man in den letzten Jahren einen Trend hin zu immer mehr nötigen Apps und Programmen für Mitarbeiter beobachten, setzt Microsoft mit dieser Entwicklung ein Zeichen in die entgegengesetzte Richtung. So entfällt die Einarbeitung in viele unterschiedliche Programme. Seien wir zum Schluss noch einmal ganz offen: Wer wird schon das Telefonieren mit dem lästigen Schnurtelefon am Arbeitsplatz vermissen?

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