30 Mai 2019

Kategorie
  • IT Infrastruktur
  • Cloud Anwendungen

Microsoft Teams für die bessere Zusammenarbeit im Unternehmen.

Microsoft Teams in der Kürze:

Als Teil von Office 365 Business ist Microsoft Teams die neue Plattform für die Kommunikation, Organisation und kollaborative Arbeit im Unternehmen. Microsoft Teams positioniert sich dabei als zentrale Kommunikationsschnittstelle und ersetzt langfristig das hauseigene Skype for Business.


Die interne Kommunikation im Unternehmen ist entscheidend für den Erfolg von Projekten und prägt maßgeblich die tägliche Arbeit. Doch wie sieht diese Kommunikation meistens aus?

In den meisten Unternehmen findet diese Kommunikation meist per E-Mail statt. Dokumente und Dateien werden als Anhang versendet, Fragen und Absprachen kurz als Zweizeiler dem Kollegen übersandt, nur um dann letztendlich in der schieren Flut von E-Mails unterzugehen. Wenn dann zum Beispiel das wichtige Excel Sheet benötigt wird, folgt meist die Suche in Outlook oder es wird einfach die letzte lokale Version verwendet. Das Resultat? Ein veralteter Dateibestand und mehrere Duplikate der selben Datei. Die Kurzfassung: E-Mail Chaos.

Im Zuge der Digitalisierung schaffen einige Unternehmen bereits Abhilfe durch Chat und Kommunikations-Tools wie Slack oder nutzen sogar den Chat in Skype. Das bekämpft vielleicht den E-Mail Verkehr und erlaubt kürzere Reaktionszeiten, doch sind diese Plattformen meist keine vollständige Lösung für die kollaborative und produktive Arbeit im Team.

Genau diese Lücke schließt Microsoft nun mit seiner neuen Anwendung Microsoft Teams. Als Teil von Microsoft Office 365 Business, wird Microsoft Teams zum zentralen Ort für die Teamarbeit im Unternehmen.

Was ist Microsoft Teams und was macht es besser?

Microsoft Teams ist eine zentrale Plattform, die Chat, Videokonferenzen und Meetings in einer Anwendung vereint und in die unternehmensweite Struktur von Office 365 integriert ist. Als Ersatz für Skype for Business, geht Microsoft Teams dabei noch einen Schritt weiter und ermöglicht sogar die zeitgleiche Bearbeitung von Dokumenten (Co-Authoring). Aufgrund der nahtlosen Integration mit Microsoft Word, Excel und PowerPoint muss man dafür nichtmals Microsoft Teams verlassen, sondern kann nebenbei über die Änderung mit seinen Kollegen chatten oder per Videokonferenz / Video Call direkt mit ihnen sprechen.

Gerade Videokonferenzen bieten sich heutzutage für Unternehmen an, um Mitarbeiter im Home Office oder von unterwegs mit in laufende Besprechungen einzubinden. Die Abstimmung der Meetings erfolgt dabei direkt in Microsoft Teams durch die Integration des Outlook Kalenders. So wird die Planung und das Einladen von Mitarbeitern vereinfacht, sowie doppelte Termine und E-Mail Schleifen zur Terminabstimmung vermieden.

Doch Videokonferenzen sind nicht nur intern möglich. Kunden und Partner können ebenso leicht zu einer Videokonferenz eingeladen werden, ohne Microsoft Teams selber nutzen zu müssen. Die Teilnahme erfolgt in einem aktuellen Browser, ganz frei von zusätzlichen Plugins oder der Installation externer Software. Im Video Call selbst, kann dann der Bildschirm geteilt oder Dateien ausgetauscht werden. Auf Wunsch lässt sich die Unterhaltung sogar aufzeichnen, um selbige dem Kunden später zur Verfügung zu stellen. Ein hilfreiches Feature, was wiederum besonders für Live-Demos oder Vertriebspräsentationen wie geschaffen ist.

Zentraler Datenbestand durch OneDrive und SharePoint

Wenn mehrere Teammitglieder an einer Datei arbeiten, kann das häufig zu zahlreichen Kopien und multiplen Versionsständen führen. Kurz gesagt, es entsteht ein Dateichaos ohne zu wissen, welche Version die aktuelle ist. Gerade bei Präsentationen, Budget- oder Schichtplanungen führen diese multiplen Versionen häufig zu Missverständnissen oder Unmut.

Genau dieses Problem löst Microsoft Teams durch die Anbindung von OneDrive und SharePoint. Anstatt Dokumente immer wieder neu hochzuladen, können Teammitglieder an einer zentralen Datei in der SharePoint oder OneDrive Cloud arbeiten. So hat jeder Zugriff auf die aktuellste Version, egal ob von unterwegs, im Büro oder Home Office.

Durch das Microsoft Co-Authoring kann dabei sogar parallel an einer Datei gearbeitet werden. Co-Authoring bedeutet in dem Fall, dass Änderungen in Echtzeit angezeigt werden und es nachvollziehbar wird, wer welchen Beitrag geleistet hat. Nebenbei können sich Team-Mitglieder über einen dezidierten Chat oder per Video Call über die Arbeit austauschen.

Die Zukunft von Microsoft Teams und das Ende von Skype for Business

Microsoft’s bisherige Lösung für die unternehmensweite Kommunikation im Unternehmen “Skype for Business” wird schrittweise durch Microsoft Teams abgelöst. Mit Teams hat Microsoft im Jahr 2017 eine wachsende Plattform für Unternehmen geschaffen, die vor allem durch die Office 365 Integration mit den Anwendungen Word, Excel, PowerPoint und Cloud Speicher SharePoint und OneDrive profitiert.

Während Skype for Business primär auf direkte Besprechungen ohne große Struktur ausgelegt war, möchte Microsoft Teams in Verbindung mit SharePoint zum zentralen Schnittpunkt für die Teamarbeit, Teamkommunikation und Teamplanung werden.

Microsoft erweitert dabei fortlaufend den Funktionsumfang von Teams. Im März 2019 kamen zum Beispiel individuelle Meeting-Hintergründe für Videokonferenzen, Microsoft Whiteboard, Content Kameras, Intelligent Capture und mehr hinzu. Mehr dazu findet man im Microsoft News Center.

Wie kann ich Microsoft Teams auch für mein Unternehmen nutzen?

Selbst wir als IT Unternehmen sind schuldig unsere interne Kommunikation bis zur unternehmensweiten Einführung von Microsoft Teams primär über E-Mails gelöst zu haben. Das Resultat waren die oben genannten Nachteile, die uns dazu bewogen haben unsere internen Kommunikationsabläufe umzustellen.

Doch Microsoft Teams hat nicht nur unsere Kommunikation erleichtert, sondern erlaubt uns vor allem flexible Arbeitszeitregelungen durch die nahtlose Einbindung von Mitarbeitern im Home Office durch Video Meetings oder Live Chat. Auch der Dateizugriff und Dateiaustausch gestaltet sich nun zugänglicher und intuitiver, da wir komplett geräte- und standortunabhängig agieren können.

Generell lässt sich sagen, dass Microsoft Teams in Verbindung mit Office 365 Business einen entscheidenen, positiven Einfluss auf unsere Arbeitsweise im Unternehmen hat. Vor allem zeigt es, wie durchdachte Softwarelösungen unseren Arbeitsalltag positiv gestalten und prägen können.

Wir freuen uns von Ihnen zu hören.