22 Apr. 2019

Kategorie
  • Cloud Anwendungen

MailStore Cloud Lösung zur rechtssicheren E-Mail Archivierung. Eine Erfolgsgeschichte.

Die revisionssichere E-Mail Archivierung. Nicht erst seit der Einführung der DSGVO ist die rechtssichere Archivierung von eingehenden und ausgehenden E-Mails im Geschäftsverkehr verpflichtend, sondern essentiell zur Einhaltung der nationalen GoBD. Diese Abkürzung steht für die “Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff” und ist vergleichbar mit der schriftlichen Aufbewahrungsfrist von finanz- und steuerrechtlichen Dokumenten im Unternehmen.

Natürlich gibt es auf den ersten Blick spannendere Themengebiete in der IT, um Geschäfts- und Arbeitsprozesse zu optimieren, sowie Unternehmen zu digitalisieren. Doch auch hier bieten sich Softwarelösungen, die rechtliche Anforderungen nicht nur erfüllen, sondern Unternehmen gleich einen Mehrwert bieten und den Geschäftsalltag etwas einfacher gestalten. Als anwenderorientiertes IT Systemhaus treibt uns eben diese Suche nach dem Mehrwert an, um die bestmögliche Lösung zu finden.

Im Fall der rechtssicheren E-Mail Archivierung haben wir diesen Mehrwert mit der Software des Herstellers MailStore gefunden, die wir bereits seit 2014 erfolgreich als Service-Modell für kleine und mittelständische Unternehmen (KMU) einsetzen und dort erfolgreich implementiert haben.

MailStore Partner und Fallstudie über den erfolgreichen Einsatz

Als zertifizierter MailStore Partner mit bisher über 1000 archivierten E-Mail Postfächern, hat unser langjähriger Distributions-Partner Ebertlang den überregionalen Erfolg zum Anlass genommen und eine umfassende Case Study samt Case Film aufbereitet, der die Vorteile und unseren Einsatz der MailStore SPE weiter beleuchtet.

Wir freuen uns natürlich auch über die bisherige positive Resonanz unserer Kunden in der täglichen Arbeit mit dem rechtssicheren E-Mail Archiv und freuen uns bereits auf die nächsten 1000 Postfächer.

Die Case Study zum Nachlesen finden Sie hier:

Case Study herunterladen

Welche Vorteile bietet mir MailStore? Welchen Mehrwert habe ich dadurch?

Mit unserer eigenen Marke Das Mailarchiv bieten wir KMUs unter Einsatz der MailStore SPE eine Cloud Lösung zur rechtssicheren E-Mail Archivierung. Durch das Service-Modell mit klar definierten Paketen, entstehen unseren Kunden dabei keine Kosten durch zusätzliche Hardwareanschaffung oder die eigeständige Pflege der Systeme. Stattdessen übernehmen wir als Service Provider das Hosting, Backup, Administration und Einrichtung des kundenspezifischen E-Mail Archivs in der Cloud. Dadurch bleibt die Lösung frei skalierbar und kann flexibel mit jedem Unternehmen wachsen. Der Kunde selbst muss sich nur noch im Web Portal per Desktop, Tablet oder Smartphone anmelden.

Die Anbindung und Integration von MailStore gestaltet sich vor allem in Verbindung mit Office 365 als besonders zeit- und kosteneffizient, da dort eine direkte Synchronisierung zwischen den Benutzern und dem Mailarchiv gegeben ist. Ein weitere Vorteil besteht hier auch durch das Outlook Add-In, welches die schnelle Suche nach E-Mails und Anhängen direkt in Microsoft Outlook ermöglicht. Die Volltextsuche ist hier besonders hervorzuheben und wird immer wieder gegenüber der Standard Outlook Suche empfohlen, da nicht nur Text in der E-Mail selbst indexiert wird, sondern auch in Anhängen wie PDF Dokumenten gefunden werden kann. Dieses Feature hat sich bei bestehenden Kunden immer wieder als hilfreich in der Recherche nach Angeboten oder Rechnungen erwiesen.

Vorteile auf einen Blick:

  • Rechtssichere E-Mail Archivierung nach GoBD
  • Einhaltung der EU-DSGVO
  • Schnelle Suche von E-Mails und Dateianhängen
  • Schutz vor Datenverlusten
  • Backup und Restore inklusive
  • Überschaubares und transparentes Kostenmodell
  • Entlastung der Server im Unternehmen
  • Verschlüsselter Zugriff über SSL
  • Hosting im deutschen Rechenzentrum

In der Kürze

In Kooperation mit MailStore und unserer Marke Das Mailarchiv bieten wir Unternehmen jeder Größe eine zeitgemäße und zugängliche Online Lösung für die rechtssichere E-Mail Archivierung nach GoBD mit einer umfassenden und schnellen Volltextsuche. Zusammen mit Microsoft Office 365 entfällt dabei die lokale Speicherung von Daten und entlastet somit die bestehenden Server.

Wenn Sie mehr über Features, sowie unsere Paket- und Lizenzmodelle erfahren möchten, besuchen Sie gerne www.dasmailarchiv.de oder wenden sich direkt an uns.


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