E-Mail-Archivierung – das sollten Unternehmen wissen

Verfasst von Tobias Linden am 21 Apr. 2021.
Themen: IT Praxistipps Digitalisierung Backup und Datensicherung

Wer privat E-Mails schreibt und empfängt, kann selbst entscheiden, was damit geschieht. Ob sie überhaupt aufbewahrt werden sollen und vor allem wie lange, ist nicht geregelt. Bei geschäftlichen E-Mails sieht die Situation jedoch anders aus. In Deutschland sind Unternehmen rechtlich dazu verpflichtet, gesendete und empfangene Mails zu archivieren. Der Grund dafür ist plausibel: da die Mail in vielen Bereichen den klassischen Schriftverkehr ersetzt hat, sind Mails oft die einzigen Nachweise für die Kommunikation über Aufträge, Rechnungen und weitere geschäftliche Themen. Aber wie sieht die rechtliche Grundlage zum Thema E-Mail-Archivierung aus, welche E-Mails müssen archiviert werden und wie funktioniert das überhaupt? Wir geben Aufschluss.

Darum ist E-Mail-Archivierung verpflichtend

In Deutschland gibt es zahlreiche Verpflichtungen für Unternehmen. Dazu zählt unter anderem auch die Pflicht zur Aufbewahrung sämtlicher geschäftlicher Unterlagen. Grund dafür sind mehrere buchhalterische und steuerliche Pflichten, denen Unternehmen nachkommen müssen, aber auch die Compliance-Pflicht. Darunter fällt auch die Archivierung von E-Mails als Mittel der geschäftlichen Kommunikation. Diese Pflicht zur E-Mail-Archivierung wird gleich durch mehrere Vorgaben geregelt: zum einen durch das Handelsgesetzbuch (HGB), zum anderen durch die Abgabenordnung (AO) und schließlich durch die GoBD – dazu später mehr. Das Bundesdatenschutzgesetz sowie das Telekommunikationsgesetz regeln zusätzlich die Art und Weise, auf die die E-Mail-Archivierung durchgeführt werden muss. Wer diesen Vorgaben nicht nachkommt, muss mit steuerlichen und rechtlichen Konsequenzen rechnen. Kleingewerbetreibende und Freiberufler sind von diesen Regelungen ausgenommen, da sie rechtlich nicht als Kaufleute gelten.

Welche E-Mails müssen archiviert werden?

Zusammengefasst müssen Unternehmen alle E-Mails archivieren, die eine geschäftliche Relevanz haben – das beinhaltet quasi jede E-Mail, solange es nicht der jährliche Ostergruß oder die Nachfrage nach dem privaten Wochenende ist. Wir möchten dennoch konkret aufschlüsseln, welche E-Mails unter die Pflicht zur E-Mail-Archivierung fallen und wie lange sie aufbewahrt werden müssen.

Rechtlich relevant sind an dieser Stelle § 238 Abs. 2 HGB sowie § 147 AO. Demnach muss jede Mail, die als Handelsbrief angesehen werden kann (§ 238 Abs. 2 HGB) und auch jede Mail, die steuerrechtlichen Bezug hat (§ 147 AO), archiviert werden. Konkret beinhaltet das folgende Themen:

handelsrechtlich:

  • E-Mails, die die Durchführung oder den Abschluss von Geschäften bestätigen – darunter fallen etwa Verträge, Auftragsbestätigungen, Rechnungen, Lieferpapiere oder Zahlungsbelege
  • E-Mails, durch die Geschäfte vorbereitet oder aufgehoben wurden – darunter fallen etwa Aufträge, Auftragsänderungen, Reklamationen und Kontakte zwischen Vertrieb und potenziellen Kunden

steuerrechtlich:

  • Handelsbücher, Jahresabschlüsse, Inventare, Lageberichte, die Eröffnungsbilanz und alle zum Verständnis benötigten Organisationsunterlagen und Arbeitsanweisungen
  • Empfangene und gesendete Handels- oder Geschäftsbriefe
  • Buchungsbelege
  • Sämtliche weitere Unterlagen, die steuerlich von Bedeutung sind

Die Pflicht zur Aufbewahrung umfasst sowohl gesendete als auch empfangene Mails inklusive der Dateianhänge. Ausgeschlossen sind lediglich interne E-Mails, Mails, über die kein Geschäft entstanden ist, Spammails und Newsletter. Aufbewahrt werden müssen Handelsbriefe ab dem Ende des Kalenderjahres für 6 Jahre, sämtliche steuerlich relevanten Mails müssen 10 Jahre aufbewahrt werden. Aus diesem Grund entscheiden sich viele Unternehmen direkt für eine E-Mail-Archivierung von 10 Jahren, um nicht sämtliche E-Mails umständlich trennen zu müssen.

Was ist die GObD und muss ich mich daran halten?

Die GoBD stehen als Abkürzung für die „Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“. Sie gibt Unternehmen Richtlinien und Kriterien vor, die sie bei der elektronischen Buchhaltung beachten müssen. Hauptsächlich geht es in der GoBD um die Frage nach der rechtskonformen Erfassung, Bearbeitung und Archivierung von Belegen. Belege müssen nachvollziehbar, nachprüfbar, vollständig, richtig, geordnet und zeitgerecht erfasst werden. Im Gegensatz zu den Vorschriften zur E-Mail-Archivierung gilt die GoBD für jeden Unternehmer – auch für Kleingewerbetreibende und Freiberufler. Daran halten muss sich also jeder. Geprüft wird die Einhaltung der GoBD im Falle einer Betriebsprüfung durch das Finanzamt.

So können Unternehmen E-Mails archivieren

Für die E-Mail-Archivierung gibt es mehrere Lösungsmöglichkeiten. Wer auf Nummer Sicher gehen und möglichst wenig Aufwand mit der Aufbewahrung seiner E-Mails haben möchte, kann auf eine automatische Archivierungslösung zurückgreifen. Es gibt zahlreiche kostenpflichtige Programme, die Mails direkt nach dem Senden oder Empfangen rechtssicher archivieren – etwa in einer Cloud oder auf einem internen Server. Hier gilt es jedoch, auf die Einhaltung der Datenschutzgesetze zu achten und die Voreinstellungen zu prüfen, um Daten sicher aufzubewahren.

Alternativ können Unternehmen ihre E-Mails auch manuell archivieren. Hier ist der Aufwand höher und es kann zu Fehlern bei der Anwendung kommen, der Datenschutz ist hier aber in der Regel kein kritischer Punkt. Entweder kann jeder Anwender seine Mails eigenhändig in ein zuvor angelegtes Mailarchiv verschieben oder er definiert in seinem Mailprogramm Regeln zur Aufbewahrung, durch die E-Mails automatisch verschoben werden.

Welche Vorteile bringt die E-Mail-Archivierung für meinen Geschäftsalltag?

Auf den ersten Blick sieht die Aufbewahrung von E-Mails nach viel aufwendiger Arbeit aus – nur, um bei einer eher unwahrscheinlichen Betriebsprüfung durch das Finanzamt allen Vorgaben und Pflichten nachgekommen zu sein. Tatsächlich bringt die E-Mail-Archivierung aber auch zahlreiche Vorteile für den Geschäftsalltag mit sich, die erst auf den zweiten Blick sichtbar werden:

Rechtssicherheit

Der offensichtlichste Vorteil ist natürlich schlicht und einfach die rechtliche Sicherheit, für die E-Mail-Archivierung sorgt. Unternehmen, die ihre Mails archiviert haben, müssen sich keine Sorgen um eine Betriebsprüfung oder andere steuerliche Probleme machen. Gleichzeitig können archivierte E-Mails auch als Beweis dienen, sollte es zu einer gerichtlichen Auseinandersetzung mit einem Kunden oder Partner kommen. Ist die E-Mail-Archivierung rechtssicher durchgeführt, ist die Ausgangslage grundsätzlich besser als ohne E-Mail-Archivierung – denn bei archivierten Mails ist eine nachträgliche Manipulation unmöglich.

Wirtschaftlicher Nutzen

E-Mail-Archivierung ist nicht nur eine rechtliche Absicherung, sondern auch ein Backup sämtlicher Daten. Stürzt einmal ein Server ab, wodurch es zu Datenverlusten kommt, können archivierte Mails wiederhergestellt werden – sofern sie nicht auf dem gleichen Server lagen. So können wirtschaftliche Schäden vermieden werden.

Produktivität

Die meisten Programme zur E-Mail Archivierung bieten außerdem komfortable Suchfunktionen für die Anwender. Die Softwarelösung von MailStore (Das Mailarchiv) verfügt zum Beispiel nicht nur über eine Volltextsuche, die den Klassiker Microsoft Outlook übertrifft, sie bietet auch die Möglichkeit, Dateianhänge zu indexieren. Dadurch wird die Suche nach wichtigen Dokumenten wie Rechnungen erleichtert. Mitarbeiter können so ihre Produktivität steigern.

Technischer Nutzen

Eine einzelne E-Mail benötigt kaum Speicherplatz. Bedenkt man jedoch die enorme Menge an Mails, die jeden Tag gesendet und empfangen werden, kommen hier auch enorme Mengen an Daten zusammen. Auf die Dauer sorgen alte Mails so für überfüllte Server, volle Postfächer und eine langsamere Anwendung. Werden Mails nach einer gewissen Zeit archiviert, werden sie in der Regel komprimiert und auf einem anderen Server oder in einer Cloud gespeichert, sodass es keine lokalen Speicherprobleme gibt.


Das Thema E-Mail-Archivierung löst in vielen Unternehmen erst einmal Verwirrung und ein kollektives Aufstöhnen aus. Aber auch, wenn die Aufbewahrung hauptsächlich eine rechtliche Pflicht für Unternehmen darstellt, lassen sich Vorteile daraus ziehen. Allein die Sicherheit, bei einer Betriebsprüfung keine Probleme zu bekommen, sollte das Thema zumindest auf den Tisch bringen. Die wichtigsten Informationen können Sie an dieser Stelle jederzeit wieder nachlesen.

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