evangelische jugendhilfe

evangelische jugendhilfe - Virtualisiert und vernetzt. Die neue IT Infrastruktur.

Effizienz erhöhen, Prozesse optimieren und klare Strukturen schaffen. Diese Faktoren bildeten den zentralen Kern und Ausgangspunkt für die überarbeitete IT Infrastruktur der evangelischen jugendhilfe Oberhausen. Gleichzeitig war es für uns von besonderer Bedeutung, den Anwender in den Fokus zu rücken und die IT Systemumgebung somit zugänglicher und übersichtlicher zu gestalten. Mit einem stetigen Blick auf Wachstum, Sicherheit und Schutz der Systeme und Benutzer.

Mehr als

120

Mitarbeiter an 20 Standorten.

Immer aktuell durch

24/7

Monitoring und Patch Management.

Bereits über

10 Jahre

in unserer Betreuung.

Die Herausforderung

Über 120 Mitarbeiter, mehr als 50 Arbeitsplätze und 20 Standorte. Diese Zahlen verdeutlichten bereits während der eingehenden IT Analyse, das ausschließlich eine global gedachte IT Infrastruktur die gewünschten Ziele erfüllt und langfristiges, sowie kontrolliertes Wachstum der Systeme ermöglicht.

Insbesondere der kontinuierliche Wachstum der Organisation, erforderte ein agiles und zentralisiertes IT Modell, welches den digitalen Austausch und die Kommunikation im Unternehmen erleichtern und anwenderfreundlich gestalten sollte. Dabei galt es neue Softwareprodukte mit Datenbankintegration genauso schnell in bestehende Strukturen zu integrieren, wie auch mobile Endgeräte (Tablets) mit zentralem Device Management anzubinden und zu verwalten.

Eine anfängliche E-Mail Anbindung über IMAP oder POP3 ermöglichte zunächst keine geteilten Kalender, Aufgaben oder gar die rechtssichere E-Mail Archivierung. Daher galt es auch hier die Systeme global zu vernetzten, um einen einheitlichen Standard für die E-Mail Kommunikation, Kalenderverwaltung und Dateiaustausch zu schaffen.


Die Lösung

Nach der anfänglichen Bewertung der bestehenden IT Infrastruktur, erstellten wir einen umfassenden Maßnahmenkatalog, der den Ist- und Soll-Zustand erfasste und die Umsetzung des Projekts in klare Projektphasen gliederte. So sicherten wir die koordinierte und zeiteffiziente Implementation der neuen IT Infrastruktur, ohne den laufenden Geschäftsbetrieb maßgeblich zu beeinflussen.

In der ersten Phase wurde zunächst ein neuer, leistungsfähiger Server angeschafft und mit mehreren virtuellen Serverinstanzen (Microsoft Hyper-V) konfiguriert. Durch die Virtualisierung von Servern können komplexe und kostenintensive Hardwareanschaffung mehrerer Geräte vermieden werden. Gleichzeitig erlaubt die Server-Virtualisierung klarere und übersichtliche Strukturen, da meist ein Server für eine bestimmte Aufgabe abgestellt wird. So auch im Fall der evangelischen jugendhilfe, wo die virtuellen Server jeweils als Terminalserver fungieren und als übergreifende Betriebsplattform für Software-Anwendungen dienen.

Gerade der Terminalserver ist dabei von besonderer Bedeutung. Im Gegensatz zum bisherigen Arbeitsablauf, wo Mitarbeiter meist lokal auf ihren Workstations arbeiteten, dient der Terminalserver nun als zentraler Arbeitsort und ermöglicht so jedem Mitarbeiter Zugriff auf alle relevanten Anwendungen und Dateien. Klare Benutzerrollen regeln dabei die individuellen Zugriffsrechte auf Anwendungen, während der Gateway Manager mit SSL Verschlüsselung den standortunabhängigen Zugriff auf den Terminalserver ermöglicht – egal ob von einer Außenliegenschaft, von Zuhause oder unterwegs.

Um eine schnelle und intuitive Datenerfassung zu ermöglichen, wurden zudem erste mobile Endgeräte wie Tablets implementiert und zentral über eine Mobile Device Management Lösung verwaltet. Ein wichtiger Schritt in der Digitalisierung des Unternehmens, die vor allem auch durch die Einführung von Microsoft Office 365 weiter gefördert wird.

Denn durch Microsoft Office 365 wird eine sichere, zentrale und zuverlässige E-Mail Kommunikation gewährleistet, die auch die Kalenderverwaltung zur einfachen Verwaltung von gemeinsamen Terminen oder Projekten, sowie die rechtssichere E-Mail Archivierung über Das Mailarchiv möglich macht. Aufgrund der Gemeinnützigkeit der evangelischen jugendhilfe, erlaubten Microsoft Academic Lizenzen die kostenoptimierte Implementation von Microsoft Office und Microsoft Office 365 Produkten.


Eine erfolgreiche IT Infrastruktur endet nicht mit der Installation

Neben den beschriebenen Maßnahmen, ist vor allem der Faktor IT Sicherheit von essentieller Bedeutung. Auch bei der neuen IT Infrastruktur für die evangelische jugendhilfe, beginnt für uns die IT Sicherheit im Rahmen unserer Managed Services mit 24/7 System-Monitoring, Virenschutz, sowie Patch-Management und erstreckt sich über ein kundenspezifisches Notfallmanagement- und Backup-Konzept.

Während Managed Services aktiv für mehr Sicherheit im alltäglichen Betrieb verantwortlich ist, sichern wir mit unserer Cloud Backup Lösung Managed Backup alle relevanten Serversysteme mit erhöhter Redundanz. Im Falle eines Totalausfalls der Systeme, können so alle Daten zeitnah reproduziert und der Betrieb vollständig über einen hauseigenen Notfallserver wieder aufgenommen.

Gerade in Anbetracht der zahlreichen Standorte und Mitarbeiter, ist diese Hochverfügbarkeitslösung für die evangelische jugendhilfe ein wesentlicher Bestandteil des gesamten IT Sicherheitskonzepts.

icon24/7 Monitoring und Managed Backup

iconImplementation von Office 365

iconTerminalserver mit RDP Zugriff

iconSSL Verschlüsselung

iconHyper-V Servervirtualisierung

iconMobile Device Management

Seit mehr als 10 Jahren betreut uns compuTech vollumfassend im Bereich der IT. Neben der schnellen Reaktionszeit und Zuverlässigkeit im Service, bietet compuTech immer wieder neue Impulse und Anregungen wie die IT Systemumgebung noch innovativer und vor allem benutzerfreundlicher gestaltet werden kann. Dabei agiert compuTech kundennah, sowie persönlich und geht stets auf die besonderen Anforderungen unserer Branche ein.

Stefan Weltgen, Geschäftsführer

Zusammenfassung und Ergebnis

Die Optimierung und Anpassung der IT Infrastruktur erlaubt den Mitarbeitern der evangelischen jugendhilfe heute ein effizienteres und produktiveres Arbeiten, was vor allem auf den zentralen Serverzugriff und die Vereinheitlichung von Office Produkten, sowie der Einführung von Office 365 für den E-Mail Verkehr zurückzuführen ist.

Wo in der Vergangenheit jeder Mitarbeiter seinen eigenen, lokalen Datenbestand pflegte – was vor allem den Austausch innerhalb der Organisation erschwerte – findet sich heute ein transparenter und leicht zugänglicher Datenzugriff, unabhängig vom Standort oder des verwendeten Geräts.

Gleichzeitig bedeutet die globale IT Umgebung mehr Sicherheit und erlaubt die schnellere Abstimmung von Mitarbeitern und Gruppen untereinander.

Schnell, sicher und anwenderfreundlich Diese drei Attribute sind meist häufig das Ziel einer neuen IT Infrastruktur. Wir freuen uns, dass wir die evangelische jugendhilfe bei der Erreichung dieser Ziele unterstützten konnten und wir die Organisation weiterhin ganzheitlich im Rahmen der IT Pflege und Support mit Managed Services, Managed Backup und der E-Mail Archivierung betreuen können.

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