Homeoffice im Unternehmen - Die besten Software Tools für die Arbeit von Zuhause

Home Office und Remote Work erlangen in diesen Tagen immer mehr an Relevanz, um Mitarbeiter, Kunden und Geschäftspartner vor einer Infektion mit dem Coronavirus COVID-19 zu schützen, jedoch weiterhin voll arbeitsfähig zu bleiben.

Wie die IT dabei helfen kann und welche Software-Tools die Kommunikation, Projektplanung und Dokumentation innerhalb des Unternehmens erleichtern, haben wir in diesem Artikel zusammengefasst. Wir hoffen somit einen kleinen Beitrag für Unternehmen in einer der außergewöhnlichsten Situationen unserer Zeit zu leisten.

Hilfreiche Fragen und Antworten

Die häufigsten Fragen und Antworten zum Umgang mit digitalen Meetings, Kommunikation und Dateiaustausch im Unternehmen, haben wir hier zusammengefasst.

1. Wie kann ich Meetings digital umsetzen?

Durch das Coronavirus muss ein Umdenken der bisherigen Face-to-Face Meetings erfolgen. Mit Microsoft Teams können Termineinladungen an Kunden mit Link zur Videokonferenz / Audiokonferenz versendet werden. Die Teilnahme erfolgt einfach über den Browser, sodass kundenseitig nur Mikrofon und Lautsprecher (z.B. Headset) vorhanden sein muss. Die native Unterstützung von PowerPoint ermöglicht interaktive Präsentationen im Vollbild. Alternativ kann natürlich auch der Bildschirm geteilt werden.

2. Wie kann ich mich mit am besten mit meinen Mitarbeitern abstimmen?

Die beste und schnellste Form der Kommunikation bieten Messenger-Plattformen wie Microsoft Teams und Slack. Per Online Chat und Videokonferenz ist die Kommunikation weitaus direkter und unmittelbarer als es per E-Mail der Fall ist.

3. Wie kann ich Dateien mit meinen Mitarbeitern teilen?

Es sollte vermieden werden wichtige Dokumente zur Bearbeitung per E-Mail zu versenden, um nicht zahlreiche Duplikate zu erzeugen. Stattdessen können mit Microsoft 365 alle Dateien in das OneDrive, den eigenen Cloudspeicher, hochgeladen und mit Mitarbeitern per Link geteilt werden. Alternativ findet der Download direkt in Microsoft Teams statt, sodass jeder mit entsprechender Berechtigung darauf selbst zugreifen kann.

Sollte kein Office 365 Konto vorhanden sein, lassen sich zur Not auch Plattformen wie Google Drive oder Dropbox nutzen. Hier wird jedem Benutzer etwas kostenfreier Speicher zur Verfügung gestellt. Für Unternehmen sollte jedoch berücksichtigt werden, dass diese Plattformen nicht frei von Datenschutzbedenken sind.

4. Wie teile ich Dokumente mit Kunden und Partnern?

Auch hier sollten die Dokumente vorab in den Cloud Speicher hochgeladen werden. Anschließend lässt sich ein Link ganz einfach auch mit externen Kontakten teilen. Im OneDrive Business bzw. SharePoint für Unternehmen, lassen sich zudem weitere Richtlinien wie Dateiverfügbarkeit und Zugriffsrechte regeln, um entsprechende Datensicherheit zu gewährleisten.

5. Wie lassen sich Aufgaben erstellen und zuweisen? Woher weiß ich, dass die Aufgaben erledigt wurden?

In diesem Fall helfen Projektmanagement-Tools wie Asana oder Wrike. Diese Tools stehen komplett online im Browser zur Verfügung und lassen sich somit ohne zusätzliche Software-Installation unternehmensweit nutzen. Vorgesetzte und Mitarbeiter können dadurch leicht Projekte und Aufgaben erstellen, Mitarbeiter zuweisen, sowie Zeitlinien definieren. So behalten alle den Überblick über die aktuelle Arbeit und können den Status einsehen.

6. Wie können wir intern wie auch extern telefonieren?

Der einfachste Weg ist eine Cloud Telefonanlage, die nichtmals ein Telefon benötigt. Mit unserer Cloud Telefonanlage auf Basis von 3CX, können Mitarbeiter sich über den Web Browser einwählen und intern, sowie extern mit Kunden und Partnern telefonieren. Alles was dazu benötigt wird ist ein SIP-Trunk des VoIP Telefonanbieters, sowie eine Ersteinrichtung der Telefonanlage. Das komplette Hosting findet in der Cloud statt, sodass keine zusätzliche Hardware angeschafft werden muss.

Weitere Informationen finden Sie im Artikel Cloud Telefonanlage - Die Vorteile der VoIP Telefonie für Ihr Unternehmen.

Online-Kommunikation im Unternehmen. Wie Sie Mitarbeiter von zuhause in den Geschäftsalltag einbinden. Von Chat bis Videokonferenz.

Eine zielgerichtete Kommunikation mit Weitergabe aller relevanten Informationen ist für den Erfolg des Home Office essentiell. Nur wenn auch die heimischen Mitarbeiter genauso in laufende Prozesse eingebunden werden wie die Mitarbeiter vor-Ort, gestaltet sich die tägliche Arbeit als effizient, erfolgreich und vor allem frustfrei.

Abhilfe schaffen Messenger Programme und Tools für die Online Kommunikation. Die beiden populärsten Vertreter sind hier Microsoft Teams und Slack, die eine unternehmensweite Kommunikation per Gruppen- bzw. Team-Chat, Videokonferenz oder Privat Chat ermöglichen.

Gerade Microsoft Teams bietet für den Business-Einsatz als Teil von Microsoft Office Office 365 weitere Vorteile, die über die reine Chat-Kommunikation hinausgehen. Durch eine vollständige Synchronisation mit dem eigenen Office 365 Kontakten und Kalendern, Videokonferenzen und erweiterter Terminplanung für Audio und Video Calls wird Microsoft Teams zur zentralen Kommunikationsplattform.

Weitere Funktionen wie die Anbindung des OneDrive Cloudspeichers, der einfache Dateiaustausch und Co-Authoring, gestalten die gemeinsame Arbeit an Projekten auch aus dem Home Office denkbar einfach und effizient.

Microsoft Teams steht jedem Office 365 Benutzer entweder direkt im Browser, als Windows oder Mac Anwendung oder Smartphone App über office.com zur Verfügung.

Für einen begrenzten Zeitraum lässt sich Microsoft Teams mit eingeschränktem Funktionsumfang auch kostenlos nutzen. Weitere Informationen finden Sie HIER

Mehr Informationen zu Microsoft Teams finden Sie auch in unserem Blogartikel Microsoft Teams für die bessere Zusammenarbeit im Unternehmen.

Tools: Microsoft Teams oder Slack

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Durch eine vollständige Synchronisation mit dem eigenen Office 365 Kontakten und Kalendern, Videokonferenzen und erweiterter Terminplanung für Audio und Video Calls wird Microsoft Teams zur zentralen Kommunikationsplattform

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Projekte verwalten und Aufgaben zuweisen. Die zentrale Aufgabenplanung für Mitarbeiter.

Projekte und Aufgaben zuweisen und Zuständigkeiten regeln. Das sollte am besten nicht per E-Mail, Chat Nachricht oder telefonisch erfolgen. Warum nicht? Aus Erfahrung können wir sagen, dass diese Form der Aufgabenzuteilung bei Home Office bzw. Remote Arbeit wenig zielführend ist, da kein zentraler Prozess definiert ist und somit die Nachvollziehbarkeit, sowie Messbarkeit der Aufgaben nicht gegeben ist.

In anderen Worten: nicht jeder Mitarbeiter hat ein ausgefeiltes Organisationssystem für die Verwaltung seiner To-Dos und wird seine Kollegen und Vorgesetzten nicht immer über die Erfüllung der Aufgabe informieren. Gerade bei Einbeziehung mehrerer Mitarbeiter an größeren Projekten, die nicht in einem Raum sitzen, kann das schnell im Chaos enden.

Online Projektmanagement-Tools wie Asana, Trello oder Wrike sind hier die optimale Lösung, um Aufgaben und Projekte zentral mit mehreren Mitarbeitern zu organisieren.

Wir selbst nutzen Wrike für die Aufgaben- und Projektverwaltung, sowie die Optimierung des Prozessmanagements. Durch das einfache Anlegen von Aufgaben und Projekten mit Zuordnung des jeweiligen Mitarbeiters, wird die gesamte Arbeit im Unternehmen transparent und nachvollziehbar.

Aufgaben können zeitlich geplant, mit Abhängigkeiten und einem aktuellen Status versehen werden, sodass auch komplexe Projekte stets übersichtlich bleiben. Eine Kommentarfunktion, sowie das interaktive und umfassende Berichtswesen geben Führungskräften dabei immer einen schnellen Überblick über die Produktivität der Mitarbeiter, sowie die allgemeine Auslastung.

Offene Schnittstellen ermöglichen unter anderem auch die Integration von Wrike in Microsoft Teams. Dort können Aufgaben innerhalb von Nachrichten und Kanälen verknüpft und zugeordnet werden. Dadurch sollte kein To-Do mehr untergehen und Schmierzettel der Vergangenheit angehören.

Tools: Wrike oder Asana oder Trello

Einfacher Dateiaustausch mit Mitarbeitern und Kunden

In unserem Artikel "Server oder Serverlos in der Cloud? So finden Sie die richtige Lösung für ihre Unternehmens-IT" sind wir bereits auf die Vorteile einer komplett cloudbasierten IT-Infrastruktur eingegangen, um einen standortunabhängigen Zugriff auf Dateien zu ermöglichen.

Gerade für das Home Office ist diese Lösung optimal, da man auf RDP Verbindungen, Remote Gateway und VPN Kanäle verzichten kann. Eben die Dinge, die weder dem IT Dienstleister noch Endanwender Freude bereiten und der eigenen Produktivität aus technischer Sicht meist nur im Weg stehen.

Microsoft Office 365 Business bietet hier für viele Unternehmen bereits die optimale Lösung, da das hauseigene OneDrive und SharePoint als zentraler Cloud Speicher für Unternehmen dienen kann. Mit Benutzerverwaltung über Microsoft Teams, können Dateien über OneDrive ganz leicht hochgeladen und innerhalb, sowie außerhalb des Unternehmens geteilt werden. Die On-Demand Synchronisation erlaubt natürlich auch das lokale Abspeichern der Daten, falls mal keine oder nur eine langsame Internetverbindung vorhanden sein sollte.

Somit wird für die reine Dateiablage kein eigener Server mehr erforderlich. Ab den Office 365 Business Premium Paketen sollte auch der Speicher von 1TB für die meisten Unternehmen mehr als ausreichend sein.

Mittels der installierten OneDrive Anwendung, lassen sich die Dateien über den Explorer klassisch verwalten. Alternativ erfolgt der Zugriff über Microsoft Teams oder im Browser auf office.com.

Gerade das Teilen von großen Datenmengen wird durch OneDrive / SharePoint deutlich erleichtert, da große Dateien einfach als Link zum Download angeboten werden können und somit nicht durch die E-Mail Größe limitiert werden. Individuelle Richtlinien regeln in dem Zusammenhang wer auf die Datei zugreifen darf und wie lange sie als Download bereit steht.

Aus datenschutzrechtlichen Bedenken würden wir von Transfer-Services wie wetransfer.com abraten. Im Gegensatz zu diesen Anbietern, unterliegt Microsoft komplett dem europäischen Recht und hat sich dem Schutz seiner Kundendaten verschrieben (https://products.office.com/de-de/business/security-and-compliance/data-protection).

Tools: Microsoft 365 oder Dropbox

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Microsoft 365 Business bietet für viele Unternehmen bereits die optimale Lösung, da das hauseigene OneDrive und SharePoint als zentraler Cloud Speicher für Unternehmen fungiert.

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Wo ist meine Zeit geblieben? Zeiterfassung für Mitarbeiter und Vorgesetzte.

Wer immer nur im Büro gearbeitet hat, wird sich im Home Office etwas umstellen müssen. Denn mehr Ruhe durch weniger Störfaktoren bedeutet nicht gleich mehr Konzentration und Produktivität. Häufig verfallen viele Mitarbeiter und auch Vorgesetzte in Prokrastination und prüfen lieber nochmal Spiegel Online bevor sie mit der Erledigung ihrer Aufgaben fortfahren.

Zur Hilfe eilt die Zeiterfassung. Denn mit einfachen Online Tools kann ich nicht nur die Produktivität meiner Mitarbeiter messen, sondern auch sehen wo meine eigene Zeit geblieben ist. So vermeidet man nicht nur Phasen des unkontrollierten “Internet Surfens”, sondern bekommt endlich Aufschluss welche Tätigkeiten und Projekte die meiste Zeit in Anspruch nehmen.

Als Online Tool zur Zeiterfassung bietet sich zum Beispiel toggl an, das mit intuitiver Bedienung, ansehnlichen Berichten und zahlreichen Integrationen zu anderen Softwareprodukten punktet. Da auch diese Anwendung rein Web-Basiert funktioniert, muss zudem keine zusätzliche Software installiert werden.

Für etwas mehr Funktionsumfang inklusive Urlaubsplanung, Zeiterfassung und Verwaltung von Krankmeldungen eignet sich hingegen timebutler, was ebenfalls als Online Anwendung zur Verfügung steht. Per Kalenderübersicht wird schnell ersichtlich welcher Mitarbeiter sich momentan im Home Office befindet, krank geschrieben oder im Urlaub ist.

Tools: toggl oder timebutler

Erfolge und Projekte dokumentieren. Für jedermann.

Arbeitsergebnisse sollten im Team geteilt und Wissen weitergegeben werden. Daher bedarf es einer Dokumentation von Projekten, die für alle Mitarbeiter im Unternehmen einzusehen ist. Was früher als Intranet bezeichnet wurde, steht heute ebenfalls in der Cloud zur Verfügung und ist somit standortunabhängig einsehbar.

Wir selbst nutzen für die Dokumentation unserer Arbeit Confluence von Atlassian. Confluence bietet Mitarbeitern einen zentralen Arbeitsbereich und steht komplett im Browser zur Verfügung. Neben der Dokumentation von Projekten, Aufgaben und Erfolgen, dient Confluence zudem als zentrale Informationsquelle. Unternehmensweite Ankündigungen lassen sich genauso leicht erstellen, wie ganze Projektpläne.

Die Bedienung ist dabei stark an Online Blogging Tools wie WordPress angelehnt, sodass Einträge intuitiv zu erstellen und pflegen sind. Standardisierte Vorlagen ermöglichen zudem einen schnellen Einstieg ohne große Einarbeitungszeit. Durch die offenen Schnittstellen und Integration weiterer Anwendungen wie OneDrive und Microsoft Teams, wird Confluence somit zur zentralen Informationsquelle und unterstützt das Wissensmanagement im Unternehmen.

Tools: Confluence

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Arbeitsergebnisse sollten im Team geteilt und Wissen weitergegeben werden. Daher bedarf es einer Dokumentation von Projekten, die für alle Mitarbeiter im Unternehmen einzusehen ist.

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Was ist der ideale Workflow bei all diesen Online Tools. Wozu benutze ich was?

Der Workflow unterscheidet sich von Unternehmen zu Unternehmen. Daher beschreiben wir hier unsere eigene Erfahrung.

1. Kommunikation in Microsoft Teams
2. Zuweisen von Aufgaben in Wrike (automatische Benachrichtigung des Mitarbeiters)
3. Ablage von Dateien in Microsoft Teams Kanälen mit automatischer OneDrive Anbindung
4. Zeiterfassung in toggl oder Timebutler
5. Status-Meetings per Videokonferenz in Microsoft Teams
6. Projektdokumentation in Confluence

Bei Fragen zur Umsetzung im Home Office stehen wir selbstverständlich zur Verfügung. Schreiben Sie uns gerne an cloud@computech-oberhausen.de oder melden sich telefonisch unter +49 208 84 83 91-0.

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