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E-Mail Archivierung


Einleitung
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Auch in Zeiten von Facebook, Twitter und Co. zählt die Kommunikation per Email – vor allem in Unternehmen – weiterhin zum wichtigsten Kommunikationsmittel. Fast alle geschäftlichen Unterlagen wurden oder werden bereits per Email versendet. Aus diesem Grund hat der Gesetzgeber sämtliche Unternehmen, egal welcher Größenordnung, dazu verpflichtet unternehmensrelevanten Email-Verkehr rechtsicher zu archivieren (z.B. aus §147 AO oder §257 HGB). Des Weiteren ist jeder Geschäftsführer verpflichtet diese Emails nach Aufforderung bereitzustellen.

Risiken!
Durch die gesetzliche Vorgabe durch den Gesetzgeber kann es bei Verletzung der Archivierungspflicht zu steuerrechtlichen und zivilrechtlichen Sanktionen kommen. Des Weiteren können Emails durch technische Fehler verloren gehen (z.B. Festplattenausfall). Der Anwender kann Emails absichtlich oder unabsichtlich löschen und in vielen Fällen löschen Anwender das komplette Postfach, wenn diese das Unternehmen verlassen.

Herausforderung!
Um die zuvor genannten Risiken zu eliminieren ist eine Emailarchivierung zwingend notwendig. Die Herausforderung besteht darin, dass die Emailarchivierung die Daten über viele Jahre hinweg zuverlässig und vor Manipulation geschützt aufbewahren muss. Der Speicherbedarf muss sich den Anforderungen entsprechend anpassen können.

Funktionsweise!
Die Emailarchivierung ergänzt die bereits vorhandenen Email-Systeme. Am Email-System selber müssen keinerlei Veränderungen vorgenommen werden. Es kann individuell festgelegt werden, welche Emails in das Archiv übertragen werden sollen und ob diese nach einem gewissem Zeitraum aus den Postfächern gelöscht werden sollen. Die Emails sind dann weiterhin über das Emailarchiv abrufbar. Durch die Emailarchivierung wird das Email-System zusätzlich entlastet (z.B. Verringerung des Speicherbedarfs).

Produktivität!
Mit Hilfe der Emailarchivierung wird jede einzelne Email indiziert. Durch diese Indizierung können Emails rasend schnell gefunden werden. Der Anwender kann sich auf wichtigere Bestandteile des Arbeitsalltags konzentrieren. Des Weiteren können Anwender versehentlich gelöscht Emails mit nur einem Klick wiederherstellen.

Zugriff!
Der Anwender kann direkt aus seiner gewohnten Arbeitsumgebung (z.B. Outlook) heraus auf das Emailarchiv zugreifen. Der Zugriff ist aber auch problemlos aus dem Web, vom Smartphone oder Tablet aus möglich. 

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